L’utente del PC
può visualizzare in ogni istante l’interfaccia telefonica che può
rappresentare il telefono multifunzione esteso comprendente anche la
consolle DSS a 60 tasti oppure una versione compatta, per operare in
modo simile ad un terminale reale.
L’interfaccia
audio di comunicazione può essere selezionata dall’utente e può
essere un telefono fisico oppure un microtelefono od una cornetta
USB collegata al PC utilizzata ovviamente nel caso del Softphone.
PC Attendant è
l’applicazione di Posto Operatore Desktop Suite e contribuisce a
migliorare la gestione delle chiamate e ad incrementare la
produttività, fornendo una console completa delle funzioni
necessarie per l’operatore direttamente sul PC. Questa soluzione
consente di lavorare in maniera più efficiente, in quanto permette
agli operatori di trasferire e gestire le chiamate sullo schermo,
grazie ad un’Interfaccia Utente Grafica (GUI - Graphical User
Interface) estremamente intuitiva. Un semplice clic del mouse è
sufficiente per eseguire funzioni come trasferta, parcheggio e
inclusione.
PC Attendant
offre agli operatori la possibilità di visualizzare lo stato di
tutte le linee interne e urbane e di accedere alle funzioni di
integrazione con i data-base e gli applicativi del PC. Ad esempio,
una finestra pop-up compare quando giunge una chiamata tramite PC
Attendant. L’operatore gestisce la chiamata direttamente da questa
finestra. Le funzioni Caller-ID sono visualizzate sullo schermo e
l’operatore può accedere
alle informazioni relative allo stato di una linea richiesta.
Inoltre, il
trasferimento di chiamata, la messa in attesa o la registrazione di
un messaggio sono possibili con un semplice clic del mouse. In tal
modo, l’utente può dedicarsi ad altre attività sul PC, senza perdere
nessuna chiamata né dover interrompere il proprio lavoro.
Gli operatori hanno la possibilità di monitorare attivamente lo
stato di un determinato interno. Se un operatore trasferisce una
chiamata a una linea occupata, viene visualizzato un menu di opzioni
che consente di effettuare il trasferimento a una casella di posta
vocale e di impostare la richiamata automatica. Le chiamate in
ingresso e in uscita di ciascun utente vengono inserite in un
apposito registro, corredate da informazioni sulla data, l’ora e la
durata di ogni chiamata e sull’identificativo del chiamante.
La funzione
“Messaggio istantaneo” permette all’operatore di inviare messaggi
personalizzati ai PC degli utenti o
direttamente ai telefoni dotati di display a più righe. Tali
messaggi rapidi avvisano gli utenti della presenza di una
chiamata in attesa, e consentono di scegliere fra quattro risposte
tramite PC o premendo un tasto software sul telefono.
Funzioni
principali
• Funzione multilinea
- Registro cronologico delle chiamate
- Messa in attesa delle chiamate
- Registrazione delle chiamate
- Richiamata
• Supporto identificativo chiamante
• Assistente intelligente per l’impostazione della configurazione
• Creazione di un registro chiamate
• Numeri a composizione rapida illimitati
• Registrazione dal vivo su file .wav con opzioni di inoltro tramite
e-mail
• Riproduzione automatica di annunci di benvenuto
• Codici funzione programmabili
• Ripetizione ultimo numero
• Cercapersone
• Messaggio di benvenuto personale
• Commutazione alla modalità notturna
• Composizione rapida da elenco contatti
• Integrazione CRM
• Messaggi rapidi verso PC o display del telefono
• Composizione numeri tramite MS-Outlook® Connessione in rete
Integrazione CRM
Outlook
PC Attendant è compatibile con le più utilizzate applicazioni di
contatto e CRM per sfruttarne le relative informazioni.
I sistemi SV8100 possono essere configurati in maniera tale da
eseguire una ricerca nel database di Outlook dell’utente non appena
si riceve una chiamata. Sono inoltre in grado di aprire una finestra
di contatti Outlook contenente le informazioni relative al
chiamante. Questa funzione migliora notevolmente il servizio e la
soddisfazione dei clienti, consentendo agli utenti di fare
riferimento alle informazioni esistenti, anziché raccoglierle
nuovamente.
L’applicazione può anche comporre numeri telefonici, aprendo
semplicemente la finestra dei contatti Outlook e facendo clic su
Dial. Quando la chiamata è in corso, tutte le icone delle funzioni
SV8100 sono disponibili per le chiamate attive. Gli utenti possono
interrompere una chiamata tramite PC Assistant o Outlook.
È possibile
collegare in rete fino ad un massimo di otto PC Attendant su un
singolo sistema. In tal modo, le postazioni degli operatori sono
sempre presidiate.
PC Attendant
consente agli operatori di gestire 256 interni, 256 interni virtuali
e 200 linee esterne. Per un accesso ancora più rapido alle
informazioni, i reparti o i gruppi aziendali possono essere
suddivisi e organizzati mediante etichette.
Se un operatore trasferisce una chiamata su una linea occupata, il
sistema visualizza un menu di opzioni che consente di trasferire la
chiamata allamessaggeria vocale e di impostare la chiamata di
risposta automatica. Un log registra le chiamate in entrata/uscita
di ogni utente, con il dettaglio dell’ora, della data, della durata
e dell’ID chiamante.
Call Log e
registrazione delle chiamate
Tutte le chiamate effettuate o ricevute tramite i telefoni
desktopdegli utenti sono automaticamente registrate nel Call Log
durante il funzionamento della suite Desktop Suite.
Il Call Log conserva lo storico completo di tutte le chiamate
effettuate (anche quelle in modalità manuale). Inoltre, le chiamate
possono essere registrate sul Call Log e salvate sotto forma di file
.wav.
L’ applicazione PC Assistant di Desktop Suite
offre potenti funzioni di gestione delle chiamate direttamente da PC
desktop. Costituisce un sottoinsieme delle funzioni Attendante che
con pochi clic del mouse, permette di accedere facilmente a numerose
funzioni – composizione rapida dei numeri, gestione delle chiamate e
ricerca contatti.
Softphone
Il softphone per SV8100 è uno strumento di comunicazione
completo, integrato in un PC. Dotato delle funzioni tipiche di un
terminale telefonico tradizionale ma con le potenzialità di un
terminale IP, gli utenti possono effettuare e ricevere chiamate
tramite i loro PC. Quando si riceve una chiamata in entrata,
Softphone si attiva automaticamente e riproduce l’audio attraverso
gli altoparlanti del PC. Gli utenti hanno così la certezza di non
perdere nessuna chiamata, anche se non indossano le cuffie.
Maggiori funzionalità attraverso il terminale desktop può essere
configurato per inoltrare chiamate al terminale desktop dell’utente
dal Softphone del PC. Grazie a questa possibilità, tutte le
funzionalità di PC Assistant e PC Attendant sono a disposizione
dell’utente, anche attraverso il terminale desktop.
Una soluzione mobile
Poiché Softphone è un applicativo software, non sono
necessarie apparecchiature aggiuntive per accedere a tutte le sue
funzioni: è possibile collegarsi alla propria rete aziendale,
dovunque ci si trovi. Gli utenti remoti, o coloro che viaggiano
frequentemente, hanno finalmente la possibilità di accedere agli
strumenti di comunicazione aziendale quando si trovano fuori
ufficio.
Softphone
offre numerosi vantaggi tra cui:
• Riduzione delle spese per i desktop, grazie all’acquisto di un
minor numero di terminali
• Maggiore soddisfazione dei clienti, grazie ad una maggiore
mobilità del personale
• Maggiore produttività del personale, grazie alla possibilità di
alternare gli ambienti di lavoro
• Riduzione dei costi legati al turnover, aumentando le possibilità
di location
Il software trasforma così il desktop del PC in una reale postazione
telefonica locale o remota su IP, e il PC portatile si trasforma in
terminale vocale ad alto livello . DeskTop suite Softphone offre un
set completo di servizi telefonici, disponibile sulla gamma evoluta
di telefoni del sistema come, stato delle linee interne ed esterne
, identificativo del chiamante, messaggio su attesa, costantemente
disponibili sul desktop;
